İÇ KONTROL

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI

             Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır.

             Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir.

             1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI

             Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar.

             Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük

             Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

             1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek

             olmalıdırlar.

             1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

             1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

             1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

             1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir

             olmalıdır.

             Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

             İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

             2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

             2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

             2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

             2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

             2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

             2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

             Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı

             İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

             3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

             3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

             3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

             3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

             3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

             3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

             3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

             Standart: 4. Yetki Devri

             İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

             4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

             4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

             4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

             4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

             2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI

             Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir.

             Standart: 5. Planlama ve Programlama

             İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

             5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.

             5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

             5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

             5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

             5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

             Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

             İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

             6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

             6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

             3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI

             Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir.

             Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri

             İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

             7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

             7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

             7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

             Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

             İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

             8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

             8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

             Standart: 9. Görevler ayrılığı

             Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

             9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

             Standart: 10. Hiyerarşik kontroller

             Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

             10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

             Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği

             İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

             11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

             11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

             Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri

             İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

             12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

             12.3. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

             4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

             Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar.

             Standart: 13. Bilgi ve iletişim

             İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

             13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.

             13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır.

             13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.

             13.5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

             13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

             13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.

             Standart: 14. Raporlama

             İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.

             14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.

             14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

             14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

             Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi

             İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

             15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

             15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

             15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır.

             15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

             15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

             Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

             İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.

             16.2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.

             16.3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

             5. İZLEME STANDARTLARI

             İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar.

             Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi

             İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

             17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

             17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

             17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

             17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

             Standart: 18. İç denetim

             İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

             Bu standart için gerekli genel şartlar:

             18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.

             18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

(26.12.2007 Tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği).

SBE Risk Analizine ulaşmak için tıklayınız.

KYS-ANL-01 Kalite Koordinatörlüğü Risk Analizi

KYS-ANL-02 Swot Analizi

Afet Bilinci ve Afet Yönetimi Eğitimi Analizi (Hizmet İçi Eğitim Analizi)

Öğrenci Bilgi Sistemi Memnuniyet Anketi Analizi

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kullanıcı Memnuniyet Anketi Analizi

2023 Yılı Birim Faaliyet Raporu

2022 Yılı Birim Faaliyet Raporu

2021 Yılı Birim Faaliyet Raporu

2020 Yılı Birim Faaliyet Raporu  

2019 Yılı Birim Faaliyet Raporu  

2018 Yılı Birim Faaliyet Raporu


KURUM İÇ DEĞERLENDİRME RAPORLARI

• KYS-GT-132-Enstitü Müdürü

• KYS-GT-133-Enstitü Müdür Yardımcısı

• KYS-GT-134-Enstitü Sekreteri

• KYS-GT-135-Öğrenci İşleri Personeli

• KYS-GT-136-Mali İşler Personeli

• KYS-GT-137-Taşınır ve Kayıt İşleri Personeli

Hassas Görev Nedir?

Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir.

Hassas Görevler neden tespit edilmelidir?

• Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerin tespit edilmesini,
• Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini,
• Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını, temin eder.

Böylece;

• Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine,
• Kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılmasına,

yardımcı olur.

Hassas Görevler nasıl tespit edilir?

Bir görevin hassas olup olmadığı belirlenirken aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır:

• İdarenin hedeflerini etkileyebilecek önemli kararları alma kapasitesi,
• Kararları etkileyebilecek idare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkisi,
• Gizli bilgilere erişim,
• Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili görevler,
• Görevin yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmesi,
• İdarelerce ilave edilebilecek diğer kriterler.

Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin; hizmet envanteri, operasyonel plan ve görev tanım rehberlerinde yer alan görevleri kapsamında soracakları başlıca sorular şunlardır:

• Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
• Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?
• Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
• Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
• Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?
• Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?
• Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?
• Hangi işler yüksek maliyetlidir?
• Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?
• Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
• Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?
• Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?
• Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?

Hassas görev belirleme ve sonrası:

Hassas görevlerin envanteri çıkarılır. Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıkların olabileceği tespit edilir. Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir. Görevlerdeki etkinliğin sağlanması için alınan önlemler sürekli olarak izlenir. Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim daha güçlü bir şekilde görevlerini yerine getirmeye başlar.

Örnekler:

• Bütçe hazırlık işlemleri kaynakların doğru tahsisi için önemlidir. Hazırlık çalışmaları birimin politika ve öncelikleri doğrultusunda yürütülmez ise bu durum birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi? Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
• Hazırlanan rapor, kitap (İzleme/Değerlendirme Raporları, Faaliyet Raporu, Stratejik Plan, Çalışma Hayatı İstatistikleri vb.) gibi belgelerin ilgili mevzuatında belirlenen sürede/sürelerde ya da beklentilere cevap verebilmesi için kabul edilebilir sürelerde ilgili yerlere gönderilmesi/paylaşılması gerekir. Birimin bu çalışmaları zamanında tamamlayamaması birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi?/Karar alma sürecini olumsuz etkiler mi?/Birimin itibarını zedeler mi? … Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal ve hizmet alımı ve yapım işi temininde yaklaşık maliyetin hesaplanması ve kaydedilmesi süreci hassas görev olarak belirlenmelidir.

Görevden ayrılan personel için ne yapmak gerekir?

Görevden ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev hakkında yeterince bilgi sahibi olmaması o alanda işlerin aksamasına sebep olabilir. Bu nedenle görevden ayrılan personelin durumunu “Hassas” olarak görmek gerekmektedir. Bu durum envanter listesinde yer almalıdır.

Hizmetin herhangi bir aksama olmadan sürdürülebilmesi için görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik belirlenecek özel prosedür, görevinden ayrılan personelin bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele vermesi, sorumluluğu altındaki dosyaların da bir tutanakla teslim edilmesidir. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesi, öncelikli olarak dikkate alınacak konular, süreli ve zamanlı işler listesi ve benzeri hususlara yer verilmelidir.  

• Hizmet Standartları 

İş Akış Şemasına ulaşmak için tıklayın.

KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ

Kamu hizmetinin her türlü özel çıkarın üzerinde olduğu ve kamu görevlisinin halkın hizmetinde bulunduğu bilinç ve anlayışıyla;

·        Halkın günlük yaşamını kolaylaştırmak, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamak, hizmet kalitesini yükseltmek ve toplumun memnuniyetini artırmak için çalışmayı,

·        Görevimi insan haklarına saygı, saydamlık, katılımcılık, dürüstlük, hesap verebilirlik, kamu yararını gözetme ve hukukun üstünlüğü ilkeleri doğrultusunda yerine getirmeyi,

·        Dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, yaş, bedensel engelli ve cinsiyet ayrımı yapmadan, fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalara meydan vermeden tarafsızlık içerisinde hizmet gereklerine uygun davranmayı,

·        Görevimi, görevle ilişkisi bulunan hiçbir gerçek veya tüzel kişiden hediye almadan, maddi ve manevi fayda veya bu nitelikte herhangi bir çıkar sağlamadan, herhangi bir özel menfaat beklentisi içinde olmadan yerine getirmeyi,

·        Kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanmamayı ve kullandırmamayı, bu mal ve kaynakları israf etmemeyi,

·        Kişilerin dilekçe, bilgi edinme, şikayet ve dava açma haklarına saygılı davranmayı, hizmetten yararlananlara, çalışma arkadaşlarıma ve diğer muhataplarıma karşı ilgili, nazik, ölçülü ve saygılı hareket etmeyi,

·        Kamu görevlileri Etik Kurulunca hazırlanan yönetmeliklerle belirlenen etik davranış ilke ve değerlerine bağlı olarak görev yapmayı ve hizmet sunmayı taahhüt ederim.

T.C. Kimlik No          :

Adı Soyadı                 :

Unvanı                      :

Tarih                          :

İmza                           :

KALİTE ALT KOMİSYONLARI

LİDERLİK, YÖNETİM VE KALİTE

EĞİTİM-ÖĞRETİM

ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME

TOPLUMSAL KATKI

İç ve Dış Paydaşlar için tıklayınız.

• KYS-PRS-001 Eğitim Öğretim Hizmetleri Prosesi
• KYS-PRS-002 Ders Ekleme- Bırakma ve Mazeretli Ders Kayıt Prosesi
• KYS-PRS-003 Eğitim Öğretim Planı Prosesi
• KYS-PRS-009 Lisansüstü Eğitim Prosesi
• KYS-PRS-010 Satın Alma Prosesi
• KYS-PRS-014 KİTS (ILL) Hizmetleri Prosesi
• KYS-PRS-015 Genel Evrak Prosesi
• KYS-PRS-019 Akademik Personel Yurtiçi-Yurtdışı Görevlendirme Prosesi
• KYS-PRS-032 Taşınır İşlemleri Prosesi
• KYS-PRS-033 Geçici Görev Yolluğu Ödemesi Prosesi
• KYS-PRS-035 Maaş Prosesi
• KYS-PRS-037 Doğrudan Temin İle Satın Alma Prosesi
• KYS-PRS-038 Sürekli Görev Yolluğu Ödemesi Prosesi
• KYS-PRS-040 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 31. Maddesine Göre Ders Görevlendirme Prosesi
• KYS-PRS-041 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 35. Maddesi İle Görevlendirme Prosesi
• KYS-PRS-042 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 38. Maddesine Göre Görevlendirme Prosesi
• KYS-PRS-043 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 40b Maddesine Göre Ders Görevlendirme Prosesi 
• KYS-PRS-044 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 40d Maddesine Göre Dışarda Ders Vermek İçin Yapılan Görevlendirme Prosesi
• KYS-PRS-055 EnstitüYüksekokul Müdür Atama Prosesi
• KYS-PRS-061 İdari Personel Görevlendirme Prosesi
• KYS-PRS-062 İdari Personel Yazı İşleri Prosesi
• KYS-PRS-064 Personelin Naklen Ayrılma Prosesi
• KYS-PRS-070 Taşınır İşlemleri Prosesi (Personel Daire Başkanlığı)
• KYS-PRS-081 Doğrudan Temin ile Mal Alımı, Hizmet Alımı ve Yapım İşi Ödeme Evraklarının Tetkiki İşlemleri Prosesi
• KYS-PRS-082 Ödeme Emri Belgesi ve Eklerinin Ön Mali Kontrol İşlemleri Prosesi
• KYS-PRS-083 Ödenek Gönderme Belgesi İşlemleri Prosesi

• KYS-PL-001 Kastamonu Üniversitesi Vekalet Planı
• KYS-PL-003 2024 Kalite Hedefleri ve Faaliyet Planı
• KYS-PL-006 Temizlik ve Dezenfeksiyon Planı
• KYS-PL-007 2021 Yılı Kalite Eğitim Planı
• KYS-PL-009 2022 Yılı Proses Faaliyet Planlaması

• KYS-PR-001 Doküman Veri Prosedürü
• KYS-PR-002 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• KYS-PR-003 İç Tetkik Prosedürü
• KYS-PR-004 Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü
• KYS-PR-005 Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü
• KYS-PR 006 Kalibrayon Prosedürü
• KYS-PR-007 Hizmet İçi Eğitim Prosedürü
• KYS-PR-008 İnsan Kaynakları Yönetimi Prosedürü
• KYS-PR-009- Olağanüstü Hal Prosedürü
• KYS-PR-010-Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukları Bildirme Prosedürü
• KYS-PR-011 Öneri Sistemi Prosedürü
• KYS-PR-012 Risk Yönetimi Prosedürü
• KYS-PR-013 İç Dış İletişim Prosedürü